מה באמת חשוב למועמדים בתהליך ראיונות לעבודה?

לגרסה באנגלית

מעל 200 אנשים מילאו שאלון על מה הכי חשוב להם בראיון עבודה, מה זה בעיניהם תהליך מכבד ומה ממש לא לעשות. בואו נראה מה אפשר ללמוד וליישם. 

עבודה חדשה זה כיף ומרגש. הדרך לשם…. לא כ״כ. כולנו היינו במקום הזה – זה דורש הרבה אנרגיה וחוסן להתראיין במקומות שונים, לענות על אינסוף שאלות אישיות וטכניות ובמקרים רבים לקבל תשובה שלילית. אז ממש כיף זה לא, אבל אפשר לעשות את התהליך הזה בדרך מכבדת ורגישה. בעוד שכל החברות מחזרות אחרי המועמדים הטובים ומנסות לתת את התנאים הטובים ביותר לעובדים, הרבה דברים נופלים בין הכסאות בראיונות עבודה. מקרים שבהם פשוט לא חוזרים למועמדים, ראיונות טכניים שדורשים עבודה מוגזמת ושאלות לא במקום. 

הנה התשובות והמסקנות, אני חייבת להודות שיש פה הרבה דברים שהפתיעו אותי והמון נקודות סופר הגיוניות שלא חשבתי עליהן בעצמי. 

מה הכי חשוב לכם בתהליך הראיונות? 

שקיפות. הנושא שחזר על עצמו הכי הרבה פעמים הוא שקיפות. להרבה מועמדים יש הרגשה לאורך התהליך שהם לא יודעים איפה הם עומדים, מה השלב הבא, כמה התרשמו מהם בחברה, מה הנושאים הבעייתים מבחינת החברה המראיינת וכו׳. גם כששאלנו על התהליכים הכי מוצלחים נושא השקיפות חזר המון.

גובה העיניים. נכון, זה ראיון עבודה אבל אנחנו ממש לא רוצים להרגיש במבחן. עוד נושא שעלה מרוב העונים הוא שהראיון הוא דו צדדי – הם רוצים שיחה נחמדה ולא מטר שאלות ורוצים שיתנו להם מספיק זמן לשאול על החברה. 

מראיינים מקצועיים ורצינות. הרבה פידבקים שלילים הועלו אל מחלקות ה HR. היו שיתופים רבים על ראיונות ראשוניים ע״י ה HR בהם המראיין/ת לא ידעו להסביר על התפקיד ושאלו שאלות כלליות מדי. נושא שעלה הרבה פעמים הוא שראיונות שהרגישו לא רציניים מבחינה מקצועית (לא מעמיקים, שאלות שאינן נוגעות לתפקיד) גרמו לרתיעה מהחברה המראיינת. נושא הרצינות התייחס גם לתהליך עצמו: הגדרה ברורה של כל שלב בתהליך, הסבר על המהות של כל ראיון, סיום כל ראיון בהסבר על השלב הבא ובמידה והתחייבתם ללוחות זמנים – לעמוד בהם. 

ראיון ראשוני קצר בזום – לעניין או מעליב? 

באוריבי, כמו בחברות רבות, הראיון הראשון יהיה לרוב ראיון קצר בזום (גם לפני תקופת הקורונה), של 15-30 דקות. שאלנו האם זה נתפס כמהלך ענייני שבא לראות אם יש התאמה בסיסית או כצעד מעליב שלא מאפשר למרואיין להתבטא מספיק. 

80% חושבים שראיון קצר הוא מצויין. שזה מכבד את הזמן של שני הצדדים ומספיק כדי להתרשם. 20% חושבים שזה מזלזל ומשאיר זמן לא הגיוני של כמה דקות להציג את עצמך. 

כמה דגשים חשובים שעלו לגבי ראיונות ראשוניים: 

• הסבירו לפני על מהות הראיון. הרבה היו מאד בעד ראיון קצר אבל הדגישו את החשיבות של תקשורת נכונה על הנושא לפני. אמרו שאם היו מגיעים לראיון מסוג זה בציפייה לראיון מלא זה היה מרגיש מזלזל. כל עוד מדגישים שזה ראיון דו צדדי להכרות ראשונית ובדיקה האם התפקיד מתאים למה שהמועמד/ת מחפשים – זה מצויין. 
• לא לשכוח להשאיר זמן לשאלות. זה אומנם ראיון קצר אבל גם למועמדים יש זכות מלאה להשתמש בו כדי להחליט אם להתקדם לשלב הבא או לא. 
• ראיון קצר? תקראו את הקו״ח לפני. חלק מהעונים לשאלון שיתפו שלמרות שלמראיינים היה את קו״ח שלהם עדיין ביקשו מהם ל׳בזבז את הזמן׳ של הראיון בפירוט הניסיון המקצועי. במידה והראיון קצר – כדאי לשאול שאלות יותר ענייניות ולא לבקש ל׳הקריא׳ את קורות החיים. 
• כללי התנהגות בזום. עלו הרבה סיפורים על ראיונות ראשונים (וגם יותר מאוחרים) שלא הקפידו בהם על כללי נימוס זום בסיסיים. הרבה סיפרו על איחורים לראיון (ביג נו נו למרואיין אז גם למראיין), ראיונות עם מצלמה סגורה ומראיינים שהתכתבו בווטסאפ תוך כדי הראיון איתם. 

כמה ראיונות יכלול תהליך ראיונות מכבד? 

ע״פ רוב העונים לשאלה זו, 3-4 ראיונות זה המספר שמייצג תהליך מכבד. 

נושא קרוב למספר הראיונות, שעלה מספר פעמים, הוא טווח הזמן בין הראיונות, ההעדפה היא ל׳דחוס׳ את הראיונות כמה שיותר. לא מעט אנשים סיפרו על תהליכים שבהם ׳דחסו׳ את כל הראיונות בטווח של יומיים- שלושה כמאד חיוביים. מנגד, כמה אנשים כתבו שהם לחוצים בראיונות וקשה להם לעבור כמה ראיונות צמודים. נראה שהשורה התחתונה היא כמה שיותר להאיץ את הזמן בין הראיונות אבל לגבי הצמדה של כמה ראיונות ביום אחד – שווה לשאול את המועמד אם זה עובד להם טוב או לא כ״כ. 

איך להגיד לא? מה הדרך שהייתם רוצים לשמוע בה תשובה שלילית? 

באופן מפתיע (אותי לפחות) 40% העידו שישמחו לקבל שיחת טלפון בעוד ש 60% מעדיפים לקבל מייל. אני בדר״כ שולחת מייל כי אני לא רוצה ליפול על אנשים בטלפון בזמן לא נוח ורוצה לכתוב את הפידבק באופן מסודר. נראה שהרבה אנשים מעדיפים שיחת טלפון ומוצאים זאת יותר מכובד. 

כמובן שנושא קריטי שעלה הוא לחזור עם תשובה שלילית וכמה שיותר מהר. הרבה מהעונים סיפרו שהיו חברות שהתראיינו בהן שלא חזרו אליהם בכלל עם תשובה וחברות אחרות שחזרו עם תשובה שלילית שבועות אחרי הראיון האחרון. 

בקשה נפוצה שעלתה היא לא לקבל תשובה שלילית מה HR. היה קשר עם אנשים בארגון ורוצים לשמוע תשובה מהם (וגם פידבק) ולא לקבל מייל ממישהו/י בארגון שלא הייתם בקשר איתו. 

הנושא שעלה באופן הכי משמעותי לגבי תשובה שלילית הוא החשיבות של פידבק כמה שיותר מפורט. מועמדים רבים רואים בקבלת משוב מפורט כלי חשוב בשבילם וכיבוד של הזמן שלהם. כמה מהעונים על השאלון ביקשו לא לכתוב תשובות גנריות כמו ״החלטנו להתקדם עם מועמד אחר״.

אני אוסיף פה את הזוית שלי בתור מראיינת, אני מסכימה ב 100% שצריך לתת פידבק וכמה שיותר מפורט, אבל בהרבה מקרים זה קשה. קורה לי לא מעט שיש מועמדים ומועמדות שאני ממש מתרשמת מהם, יש חיבור טוב ואז מגיע מועמד/ת קצת יותר מתאימ/ה ומתקדמים איתו/ה. כלומר, יש הרבה מקרים שאין פידבק שלילי אלא מועמד אחר קצת יותר טוב. במקרים אחרים יש פידבקים שקשה לשתף: חוסר כימיה, הרגשה לא רצינית מהמועמד, מועמדים שעונים תשובות ארוכות ומסורבלות על כל שאלה וקשה לקבל מהם תשובות ברורות. אז יש מקרים שזה קשה לתת פידבק אבל כמובן שברוב המקרים אפשר וצריך. 

איך הייתם מגיבים אם הייתם מתבקשים למלא פידבק על תהליך הראיונות במידה ולא התקבלתם? 

70% רואים בקשת פידבק על התהליך, גם אם לא התקבלו, כיוזמה ברוכה. 30% כבזבוז זמן נוראי ואפילו עלבון. מה שמעניין בתגובות שקיבלנו הוא שכל צד מאד נחרץ בחיוביות/ שליליות של בקשה כזו. ה 70% חושבים שזה הכרחי, מכבד ומקסים וה 30% ממש נגד הרעיון ולא מבינים איך אפשר לדרוש מהם עוד משהו אחרי תשובה שלילית. 

מי שבעד בקשת פידבק ציין שמצופה שהטופס יהיה קצר וכמובן – שגם המועמדים יקבלו פידבק בתמורה. 

עוד נושא שעלה הוא שדווקא לחברות שבהם התהליך היה הכי גרוע, לא יהיה כוח לאף אחד לתת פידבק. כנראה שלא מאמינים שהחברות הכי גרועות בתהליך הראיונות באמת יעשו משהו עם הפידבק. 

ראיון מעשי. כמה זמן הגיוני שזה יקח? 

אחד הנושאים הכואבים בתהליך הראיונות הוא הראיון הטכני או משימת בית. הרבה מתראיינים מספרים שביקשו מהם משימה בהיקף עבודה של כמה ימים, מה שכמעט לא אפשרי עבור מי שעובד במשרה מלאה במקביל לראיונות וכמובן מגדיל את התסכול עבור מועמדים שלא מתקבלים. שאלנו כמה זמן לדעתכם הוא מבחן בית מכבד. הממוצע של התשובות הוא בסביבות ה 3 שעות. פידבק שעלה מספר פעמים הוא שראיון מעשי שלוקח יום ומעלה מעיד על חברה לא מפוקסת ולא איכותית. כלומר, מי שלא יכול לבנות מבחן מדוייק הוא כנראה גם מי שלא תרצה לעבוד אצלו. כנ״ל לגבי שאלות ״תואר״, כמה אנשים כתבו שמבחן שכולל שאלות תיאורטיות בסיסיות שבודקות מה המועמדים זוכרים מתקופת האוניברסיטה יתקבל בזלזול. 

איך מגבילים את הזמן אם בכלל? בתקופה זו שמרבית הראיונות נעשים אונליין ולא במשרד, לא ברור גם איך מגבילים את הזמנים. כלומר, מועמד יכול להשקיע ימים במטלה שאמורה לקחת לדעתם של המראיינים כמה שעות. מרבית העונים על השאלון אמרו שלדעתם הדרך הכי נכונה היא לתת את המבחן בזמן קצוב, כלומר, אם המטלה אמורה לקחת 3 שעות, לתת את המטלה ביום מסויים בשעה עשר ולבקש את התשובה כעבור 3 שעות. דרך זו אמורה להבטיח גם שיוויון בין המועמדים ולבטל מצב שבו מועמדים מסויימים יעבדו ימים על מטלה שהוקצו לה כמה שעות ואחרים רק כמה שעות. כמה מהעונים על השאלון סיפרו שהם התקבלו לעבודות לאחר שהשקיעו במבחן בית ה-ר-ב-ה יותר ממה שהגדירו להם, בלי ידיעת המרואיין. 

פידבק פידבק פידבק. אם הזכרתי קודם את החשיבות של קבלת פידבק – הרי שבנושא של מטלת בית זה חשוב פי כמה. הרבה אנשים ציינו כמה חשוב להם לקבל פידבק קונקרטי על למה לא עברו את המבחן המעשי. 

כבוד לזמן? מה עם מתנה? כמה אנשים שיתפו שבחברות מסויימות (במידה ולא התקבלו) נתנו להם שובר מתנה על הזמן ש״בזבזו״ על מבחן הבית. הנושא צויין מאד לחיוב, כמובן שהסכום לא היה משמעותי אבל היתה הכרה בזה שהקדישו למבחן הרבה זמן ומחשבה. 

טיפים חשובים 

עוד כמה נקודות חשובות ומעשיות שעלו מספר פעמים: 

• אל תהפכו את תיאום הראיונות לגיהנום. הרבה מועמדים עובדים בזמן חיפוש העבודה וזה מאד מגביל את השעות בהן פנויים להתראיין. פידבק שעלה הוא לאפשר לתאם את הראיון דרך calendly (למי שלא מכיר, מעין לוח שנה אונליין שבו אפשר לקבוע פגישה מתוך כמה אופציות במקום להכנס לפינג פונג אינסופי במיילים). 
• נושא השכר צריך להיות מדובר מהשלב הראשון. אנשים משתפים שרק לאחר כל הראיונות הציעו להם שכר נמוך משמעותית ממה שביקשו. שאלתם מה הציפיות ולא תוכלו לעמוד בכך? דברו על זה בתחילת התהליך ותנו למועמדים להחליט אם להתקדם או לא. אם השכר הגיוני – גם תגידו. הרבה מרואיינים לא יודעים אם זה שכר הגיוני עבור החברה המראיינת או לא ולא נעים להם לשאול. לא צריך להכנס לדיוני שכר על ההתחלה אבל כן לוודא ששני הצדדים באותו איזור. 
• בלי ״ראיון טלפוני בהפתעה״. מעוניינים לעשות ראיון טלפוני קצר? תתאמו לפני במייל או בווטסאפ. הרבה מהעונים על השאלון סיפרו שהתקשרו אליהם בזמן לא נוח, הם לא הבינו על ההתחלה שזה ראיון טלפוני וזה גרם לחוסר נוחות. תנו למועמדים לתאם זמן בו תהיה להם סביבה שקטה ופניות. 
• מלווה צמוד לתהליך. רבים דיווחו שמה שעשה עבורם חוויה טובה היה שמישהו אחד (לרוב ראש הצוות אליו התראיינו) ליווה את כל התהליך ועדכן כל הזמן על הססטוס, גם עבור ראיונות בהם לא לקח חלק. 
• קורונה וזה, אבל אנחנו רוצים לראות איך נראה המשרד. נקודה סופר חשובה שלא חשבתי עליה לפני. הרבה אנשים סיפרו שעבורם איך נראה המשרד הוא פרמטר קריטי בבחירת מקום עבודה (כמה צפופים החדרים, איך יושבים, איפה אוכלים, המראה של המשרד). זה מספר הרבה על החברה ובימים רגילים זה בדר״כ הדבר הראשון שנפגשים איתו בראיונות. הצעה מעולה היא לשלוח וידאו של סיור וירטואלי במשרד למרואיינים. 
• 1 מול 100? עדיף שלא. חוויה שנתפסת כמאד לא נעימה היא ראיון עם מעל לשני מראיינים. כמה וכמה אנשים ציינו ראיונות עם 3,4 או 5 מראיינים כחוויה מאד שלילית. 
• אל תבקשו: ״ספר לי על עצמך״. נקודה טובה שגם אני חוטאת בה. מאיפה להתחיל? מקצועי או אישי? בקיצור, תגידו מה אתם רוצים לדעת. 
• אל תהיו בטלפון בזמן ראיון פיסי או בזום. סיפורים שחזרו על עצמם בחוויות שליליות היו מראיינים שענו לשיחות טלפון בזמן ראיון או היו בווטסאפ. 
• אל תעשו מבחני בית או תשאלו שאלות שיכולים להתפס כייעוץ בחינם. אחד הפידבקים שעלו, בעיקר על מבחנים מעשיים, הוא שנראה לפעמים שהחברה ׳משתמשת׳ במועמדים כדי לפתור בעיות אמיתיות. אני אוסיף פה את הזוית שלי בתור מעסיקה, אני דווקא חושבת שכדאי שהמבחן המעשי יהיה על המוצר/ הטכנולוגיה של החברה. זה נותן למועמדים להתנסות במשהו קרוב יחסית לעבודה האמיתית. קשה לי להאמין שיש הרבה חברות שבאמת יעשו ניצול ציני של מועמדים או שבכלל אפשר לקבל ׳עבודת חינם׳ דרך ראיונות. 
• הרבה מועמדים לחוצים בזמן הראיון. תנו לזה מקום, תשאלו על זה, תייחסו לזה, תנו עוד קצת זמן אם צריך. 
• והכי חשוב – תהיו בני אדם ותעבירו את התהליך שאתם הייתם רוצים לעבור בעצמכם. 

פוסט זה נכתב כחלק מפרוייקט שלנו באוריבי להגדרת Fair hiring process – תהליך ראיונות שמקפיד לכבד את הרגשות והזמן של מועמדים. אכתוב עוד על זה בהמשך. מוזמנים לבדוק את המשרות הפתוחות אצלנו.