על מה להוציא כסף בסטארטאפ ועל מה לא

קלישאה, אבל, כסף הוא החמצן של סטארטאפ. בזבזנות יתר ידועה לשמצה אבל במקרים רבים גם חסכנות יתר יכולה להרוג סטארטאפ.

פוסט זה מפרט את הניסיון שלי, איפה אפשר וצריך לחסוך, באיזה איזורים חובה להשקיע יותר, איך לנהל את העלויות ועל איזה דרכים לחיסכון לא חשבתם. מזהירה מראש שחלקים בפוסט זה ישמעו קצת (או הרבה) חסרי רגישות, כאילו אני מתייחסת כאן לעובדים כהוצאה על משכורות ותו לא, העדפתי בכתיבה פה ללבוש את הכובע הכלכלי ולהתמקד רק בנושא זה.

משכורות

בכל סטארטאפ משכורות יהיו ההוצאה העיקרית. ויש לכך הרבה השלכות.

המשכורות בשוק עולות משנה לשנה, ובכל פעם שנראה שהגענו כבר לתחומים בלתי הגיוניים, המשכורות עולות קצת יותר. אחת השאלות העיקריות שניצבת בפני מנהלים היא האם ל׳הסכים׳ לעלויות הסופר גבוהות או לבחור בעובדים קצת פחות מנוסים ופחות יקרים. התפיסה הכלכלית שלי היא: פחות עובדים, יותר מוכשרים, עם משכורות יותר גבוהות. לכל אחד ממכם בטח יצא להכיר מישהו ש״עושה עבודה של שלושה אנשים״, אותו מתכנת מדהים (או כל מקצוע אחר) שמבין בהמון אספקטים, זז מהר ומקדם משמעותית את המוצר. במבחן האמת זה גם ללא ספק נכון, יש חד משמעית עובדים שההספק שלהם הוא כפול או משולש מעובדים אחרים. הם אמנם עולים הרבה יותר מהם אבל לא פי 3.

המטרה שלי בבניית צוות היא תמיד להגיע רק לעובדים האלה. גם אם זה אומר שהם יותר יקרים. שימו לב שזה לא בהכרח אומר לכוון לעובדים מאד מנוסים. במקרים רבים, עובד עם פחות ניסיון (וכנראה שכר יותר נמוך) יהיה הבחירה הנכונה. השאלה המרכזית צריכה להיות לגבי ההספק. למשל, במצב מסויים, יכול להיות שדווקא עובד ג׳וניור יהיה עם אנרגיה מדהימה ורצון ללמוד ולכן יעשה עבודה יותר טובה ב support ממישהו מנוסה, או מתכנת עם ניסיון בינוני יתאים יותר לצוות מאשר מישהו מנוסה מדי שמעוניין יותר בניהול. אבל, הייתי עושה את ההחלטה לפי ההתאמה הכי גבוהה ולא בשביל לחסוך עלויות.

שכר גבוה הוא בהחלט לא ערובה לאיכות ופעמים רבות אין יחס ישיר בין השכר לבין התרומה של העובד לחברה. מה שאני כן אומרת הוא שאם יש עובד ״יקר״ שאתם משוכנעים שיש לו ערך משמעותי לחברה, עדיף לשכור אותו גם במחיר של פחות תקנים או הגדלה של ההוצאה החודשית.

עוד סיבה שבגללה אני נוטה לצוות קטן יותר אבל איכותי יותר היא צמצום ההוצאות השוליות. ברמה השטחית –  לא משנה אם שכרתם עובד מנוסה יותר או פחות, במשכורת גבוהה או נמוכה, יהיו הוצאות קבועות זהות: מקום במשרד, מחשב, תן-ביס, נסיעות, חניה. החסכון היותר משמעותי בצוות קטן הוא עלויות הזמן – זמן הסנכרון יורד ומספר הפגישות מצטמצם. קצב של פרוייקט שיעשה על ידי שני אנשים בהספק גבוהה יהיה מהיר יותר משלושה אנשים בהספק בינוני. העובדה שיש פחות צורך בהעברת מידע, חפיפה וסנכרון היא משמעותית.

הקושי העיקרי בגיוס עובדים במשכורות גבוהות היא שכאשר אין התאמה, צריכים לפטר מהר מאד. באופן כללי המדיניות שלי היא לא למשוך העסקה של עובדים שנראים לי בלי התאמה נכונה לתפקיד או לחברה. הקושי בעובדים במשכורות גבוהות הוא שגם לא ניתן למשוך עוד קצת זמן  וכל שבוע שעובר יקר מאד לחברה.

מה עם מועמדים שמבקשים משכורת ממש שערורייתית? אני לא מתייחסת פה למועמדים שמבקשים שכר בטווח הגבוה אלא לאלה שציפיות השכר שלהם משאירות אותכם עם לסת שמוטה. הם כנראה עונים לאחת משלושת הקטגוריות הבאות: 1. אחוז קטנטן – מוכשרים בצורה שלא תאמן, על אמת 2. הרוב – חושבים שהם מוכשרים בצורה שלא תאמן. בעייתי מכל הבחינות האפשריות. 3. ויש גם כאלה שהוזנו מיותר מדי חברים שציירו להם עתיד ורוד מדי. בעיקר נתקלתי בזה ביוצאי צבא או מסיימי תואר שאין להם משכורת עכשווית להשוואה. במקרים כאלה אני פשוט אומרת להם שהמשכורת שהם מבקשים גבוהה משמעותית ממשכורות השוק. לרוב הם מבינים את הבעייתיות ומיישרים קו.

האם אפשר למצוא ״מציאות״? יש גם ״מציאות״ בשוק – interns, עובדים חסרי ניסיון שיעבדו במשכורת נמוכות מאד, סטודנטים. אין לי מסקנה חד משמעית אבל ברוב המקרים אני נגד. ההחלטה צריכה להיות מאד מחושבת. הדבר הראשון שהייתי משקללת זה את העלות של הזמן של העובדים הקיימים. נקח לדוגמה אופציה של שכירת מתכנת עם פוטנציאל אבל מאד ג׳וניור במשכורת של 10,000 ש״ח בזמן שמתכנת ממוצע בחברה מרוויח 30,000 ש״ח. מספיק שיצטרכו להשקיע בו שעה-שעתיים ביום של מתכנת קיים ללימוד ותיקון טעויות כדי שהעלות תזנק ל 15,000 ש״ח והתפוקה של המתכנתים המנוסים תרד. הייתי מכניסה לחישוב גם עלות של סיכון – כלומר מה תהיה ההוצאה עד שתדעו אם ההעסקה של אותו עובד כדאית. בדרך כלל זה לפחות 6-8 שבועות בהם מושקעות לא מעט שעות של עובדים קיימים (ויקרים).

עבודה עם חברות השמה – האם זה שווה את העלות הנוספת? לעבודה עם חברות השמה יש פלוסים ומינוסים מהרבה בחינות, בפוסט זה אגע רק בנושא העלות – האם זה כדאי? מכיוון שמשכורות היא ההוצאה הכי גדולה (by far) של כל סטארטאפ, כל מה שיכול להוביל לגיוס יותר מדוייק שווה המון. קורה שיש שני מועמדים מובילים ואחד השיקולים הוא מי הגיע מחברת השמה ומי לא. מספיק שהעובד שהגיע דרך חברת השמה הוא בעל התאמה קצת יותר גבוהה כדי שיהיה החזר כספי על העלות של השמה תוך כמה חודשים. עוד משהו קטן, בעוד שבכל המקרים אני מאד בעד להתמקח עם ספקים ולחתור לעסקה טובה יותר, עם חברות השמה לרוב שווה לחתום על דמי השמה שמשקפים 100% מהשכר של העובד (ולא 90-80% כפי שניתן לקבל אחרי קצת התמקחות). דמי השמה גבוהים יעזרו לכם לקבל עדיפות בתוך חברת ההשמה ויכולים להוביל לקבלת מועמדים טובים יותר.

העסקת עובדים בחול

לא אכנס בפוסט הזה להעסקת עובדים בארה״ב, אלא לנושא ה offshore – האם לשלב בצוות מתכנתים מאוקראינה, ליטא, רוסיה וכו׳. במצב השוק היום, שעשרות חברות מתחרות על כל מתכנת מוכשר והמשכורות רק עולות, מפתה מאד לשקול העסקה של מתכנתים זרים. כמו בכל תחום, הרמה משתנה באופן קיצוני – אפשר למצוא מתכנתים שלא נופלים ברמתם ממתכנתים מעולים בארץ, ואפשר לפול על מתכנתים שממש יעשו נזקים לחברה. שמעתי לא מעט פעמים משפטים כמו ״תמצא מישהו באוקראינה ב -$1,500״ נזרקים לאויר. זה אפשרי אבל מצריך המון זמן למצוא מישהו טוב, לפעמים אפילו חודשים ארוכים של החלפת פרילנסר אחד באחר כל כמה שבועות עד שמגיעים לאחד הנכון. השיקול הכי חשוב לדעתי שצריך לקחת מבחינת עלות הוא לא כמה עולה אותו מתכנת אלא כמה שעות של עובדים בארץ מוקדשות למציאת אותו אדם ולניהול השוטף שלו. פעמים רבות ״מציאות״ של $1,500 בחודש מחייבות שעה-שעתיים ביום של אחד המתכנתים בצוות בארץ להנחיה של אותו פרילנסר וזה, באופן סמוי, מקפיץ את העלות בעשרות מונים. באוריבי כל הצוות בארץ. אני מאמינה שבשלב מוקדם של סטארטאפ יהיה מאד קשה למצוא מישהו מעולה ב offshore ולמצוא אחד כזה זה פרוייקט בסיכון גבוה שאני לא רוצה להכנס אליו. אם אתם כן מחליטים לבחור ב offshore הייתי ממליצה להמנע מחברות ולנסות להגיע למתכנתים באופן ישיר. זה ימנע ממכם הרבה ״מתווכים״ וברגע שתגיעו למישהו טוב יהיה קל יותר להשאיר אותו.

מתי לעבוד עם פרילאנסרים?

התפיסה שלי היא שכל משימה שהיא לא ב core  של החברה (כלומר לא משהו שמצריך הכרה של המוצר או של הקוד) ושהיא בתחום התמחות ספיציפי – שווה להוציא החוצה. אנחנו מוציאים בערך $1,000 בחודש על עבודה עם פרילנסרים וזה מוריד המון עומס מהצוות. אני מקפידה להוציא רק משימות בסיכון נמוך ומשימות מאד סגורות שקל להגדיר. משימות בסיכון נמוך מבחינתי הן משימות שאם הן לא מבוצעות טוב לא נגרם נזק משמעותי, כלומר, לא שום דבר שנוגע לקוד המרכזי או לקשר ישיר מול משתמשים. הנה כמה דוגמאות למשימות שאנחנו מוציאים לפרילנסרים:

• מימוש (ולפעמים גם עיצוב) של דפי נחיתה
• עריכה של וידאוים
• עיצוב מודעות פייסבוק
• איורים
• proof reading
• שינויים ועדכונים של העיצוב של הבלוג ב wordpress
• Reseach כהכנה לפוסטים בבלוג

חבל לי לבזבז את הזמן של צוות הפיתוח על מימוש דפים משניים ב html  או עבודה ב wordpress, אין פה שום סיכון ויש הרבה מתכנתים אחרים שמכירים את האזורים האלה מעולה.

עם רוב הפרילאנסרים אנחנו עובדים דרך Upwork  או Fiverr. כמובן שיש לא מעט מקרים של תוצאות לא מוצלחות או תקשורת בעייתית עם הפרילסר אבל נדיר שאנחנו צריכים להוציא יותר מ $50 (וברוב המקרים הרבה פחות) לפני שאנחנו יודעים אם הפרוייקט הולך בכיוון הנכון או לא. גם כאן חשוב לי להעריך גם את העלות של ניהול הפרילנסר ע״י אחד מחברי הצוות ולכן בוחרת להוציא רק משימות מאד סגורות שקל להגדיר ולהוציא החוצה.

PR/ Agencies/ חברות ייעוץ וכו׳

הם אחד ממשפכי הכסף הכי גדולים לחברה וברוב המקרים לא מביאים את התוצאות המבוקשות. אני זוכרת איך בסטארטאפ הראשון שהקמתי, כמה שבועות אחרי הגיוס המשמעותי הראשון, הלכנו לבחור את חברת ה PR שנעבוד איתה. היינו בסבב באינסוף משרדים מפוארים, עם המון אנשי צוות בכל פגישה ומצגות מלוקקות. העלות ההתחלתית היתה כמה עשרות אלפי דולרים. בכל אותן חברות גם הבהירו שיהיה ניתן להתחיל לראות תוצאות רק אחרי 4-5 חודשים. כלומר, עלות גבוהה מאד עד שאפשר בכלל להעריך את הכדאיות של אותה הוצאה.

אחד הקשיים הכי גדולים בעבודה מול גורמים כאלה היא הערכת התרומה לחברה. אותן חברות בדרך כלל מעולות ביחסי ציבור של עצמן וידעו לשלוח לכם את כל המצגות הנכונות ולהצמיד אליכם account manager שידע להגיד את כל הדברים הנכונים. מהניסיון שלי, אם החלטתם להיכנס להרפתקה כזו – תבחרו יעדים מאד מדידים – לכמה לקוחות אתם מצפים להגיע וכו׳. הייתי מתרחקת מכל סוכנות שלא מוכנה להתחייב על יעדים. בהרבה מקרים יכול להיות שיורידו לכם את הציפיות או ישנו את היעדים, זה בסדר גמור, אבל כל פעם שאומרים לי שלא ניתן למדוד את הערך אני מעדיפה להתרחק. עוד כלל חשוב זה לצמצם כמה שאפשר את הזמן עד שתתחילו לראות תוצאות בשטח. למשל, בעבודה עם סוכנות PR, אין שום סיבה הגיונית שלא יתחילו לפנות למדיה בערך שבוע אחרי תחילת העבודה המשותפת ולהתחיל לראות תוצאות אחרי שבועיים-שלושה, גם אם זה בקטנה. הייתי גם מתעקשת על כמה שיותר שקיפות – להיות מכותבים למיילים שהם מוציאים למדיה, לראות את כל התהליכים והעבודה הפנימית והמחקר שהם מבצעים. גם אם אתם ממש לא מומחים בתחום (וזו כנראה הסיבה שהלכתם אליהם) אני משוכנעת שה common sense שלכם מספיק בריא ותוכלו לדעת אם זה בכיוון או לא. לצערי, כמעט כל הניסיונות של חברות שאני מכירה שבחרו להוציא ל agency חלקים מהשיווק או האסטרטגיה הסתיימו באופן לא מוצלח. אני אחריג פה פרוייקטים נקודתיים. למשל – מישהו שיעזור לכם נקודתית בשיפור הטקסטים ב home page, בניית אסטרטגייה להוצאת תקציבים, עזרה נקודתית בעבודה על מצגת מכירות. מכיוון שפרוייקטים מסוג זה הם מאד מתחומים, גם אם העלות לשעה מאד גבוהה העלות הכללית עדיין נסבלת ובגלל שהעבודה היא פיסית איתכם יהיה לך קל מאד לדעת כבר אחרי 2-3 שעות אם אתם הולכים בכיוון הנכון או לא.

משרדים

מכיוון שרוב ההוצאות של סטארטאפ אינן שקופות, קל להסתכל על משרד של חברה ולחשוב שניתן להסיק אם היא בזבזנית או לא. בפועל, עלות השכרת משרד היא לרוב בערך 5% מההוצאות, מה שאומר שאם בחרתם בבניין יוקרתי ברוטשילד לבין משרד חרב במקום מרוחק זה לא מה שישנה את התקציב באופן דרמטי. מה שכן, יש הרבה הוצאות מסביב שצריך לקחת בחשבון:

מיקום. התחלתי את הפוסט בכך שמשכורות תמיד יהיו ההוצאה הכי גדולה בסטארטאפ. חסכון של עלות משרד היא לחלוטין שולית אם היא משפיעה על היכולת שלכם לגייס מועמדים טובים. אני לא אומרת שצריך בהכרח לקחת משרד בלב ת״א אבל באופן מובהק הייתי בוחרת את המיקום תוך הסתכלות על ההשפעה על עובדים קיימים ועתידיים ולא מבחינת עלות.

שיפוץ. הרבה פעמים הופך להיות בור ללא תחתית. דוגמה קצרה עם מספרים – משרד משופץ עולה 25,000 ש״ח לחודש מול משרד לא משופץ באותו אזור ב 15,000 ש״ח. נשמע כמו הבדל עצום. הבעיה היא שמה שנראה כמו כמה שינויים קטנטנים (לסגור קיר, לשדרג את המטבחון, להחליף דלת) יכול בקלות מאד להגיע ל 100-200 אלף ש״ח. בהנחה שסטארטאפ לרוב נמצא במשרד שנה וחצי – שנתיים זה בדרך כלל לא שווה את זה. יש הרבה שיקולים אחרים כן בעד שיפוץ, אבל מבחינה כלכלית כנראה שזה לא כדאי.

חניות. יכולות לפעמים להוות כמעט חצי מעלות המשרד. קחו את זה בחשבון

ארנונה. ארנונה עיסקית מקפיצה באופן מאד משמעותי את המחיר. בת״א סטארטאפים טכנולוגיים (אל תשאלו אותי בדיוק מה ההגדרה) מקבלים הנחה מאד משמעותית. במקרים רבים זה יכול להוביל לזה שמשרד בת״א יהיה זול יותר ממשרד מחוץ לת״א. שימו לב לטפל בבקשה מול העירייה באופן יסודי. התנאים למי נחשב סטארטאפ טכנולוגי ומי לא די אפורים והכנה רצינית לפגישה עם העירייה יכולה להיות המפתח לחיסכון של עשרות אלפי שקלים בשנה.

ריהוט. זמן החיים של סטארטאפ במשרד הוא נמוך, סטארטאפים גדלים או מתים. מה שאומר שהריהוט שאתם קונים הוא לא להרבה זמן. אפשר להגיע לעיצוב כיפי ומושך גם אם הוא מבוסס ברובו על רהיטים מאיקאה. מה שכן, בכל מה שקשור לארגונומיה אני מקפידה לא לחסוך, מכל הסיבות הברורות. כסאות טובים, שולחנות עמידה למי שמעדיף ואביזרים אחרים לארגונומיה הם חובה מבחינתי.

Legal and finance

פה אני בדר״כ מכוונת למקום טוב באמצע מבחינת עלויות. בדרך כלל, לסטארטאפים בתחילת (או אמצע) הדרך אין דרישות מיוחדות מדי וכל משרד ׳בסדר גמור׳ יעשה את העבודה טוב. יש ניחוח זוהר למשרדים היוקרתיים ול Big 4 בראיית חשבון אבל לרוב בפעולות השוטפות אין להם ערך מוסף. אם נכנסים לפינה בעייתית תמיד ניתן להעזר במומחה לנושא ספציפי. מצד שני, גם לא הייתי מסתכנת במישהו לא מקצועי.

הטבות 

זה בדרך כלל המקום שחוסכים בו ולדעתי זו טעות. קל מאד לחתוך במתנות לחגים, אירועי חברה, ואוכל מפנק במשרד. בפועל, אלה הדברים הכי מורגשים ע״י עובדים. אף אחד לא רץ להשוות משכורות עם חברים אבל קל להשוות מתנות לחג וכולם ישימו לב שאין יותר עוגיות במטבח. אלה הוצאות קטנות לרוב אבל עם אימפקט גבוה. המשמעות של קפה טוב במשרד, אוכל טוב ונשנושים היא הרבה פעמים הסיבה שלעובדים יהיה יותר נוח להישאר יותר שעות במשרד.  שימו לב שכל הטבה שאתם מכניסים היא די לנצח, ברגע שקבעתם סטנדרט מסויים של אוכל במשרד, אירועים, מתנות לחג – יהיה מאד קשה לרדת ממנו. למרות שאין בזה שום הגיון כלכלי, עובדים רבים יהיו סובלניים לתקופה ארוכה בלי העלאה בשכר, יסכימו לשבת במשרד צפוף מאד אבל אם תקחו את מכונת הקפה או תורידו את המתנה לחג ממה שהיתה יתחיל להיווצר הרבה מרמור.

אירועי חברה – חייבת להודות שדברים מגונדרים מדי או הערמת אוכל מפונפן פחות מדברים אלי. מכיוון שזה נהיה גם כ״כ סטנדרטי זה לא נתפס בעיני העובדים כמשהו ייחודי או יוקרתי. אני חושבת שיש חשיבות גבוהה לגיבוש חברתי אבל זה לא מחייב הוצאות גבוהות.

מעקב אחרי ההוצאות 

לצערי אני לא יכולה להעיד שאני מסודרת במיוחד, אבל בנושאים הפיננסיים מאז ומתמיד הקפדתי לעקוב באדיקות (באישי ובמקצועי). לא תמיד ההחלטות הפיננסיות יהיו נכונות אבל לדעתי יש חובה למנכ״לים של סטארטאפים לדעת בדיוק על מה כל דולר יוצא. תמיד מפתיע אותי לדבר עם מנכ״לים שלא יודעים בדיוק מה ההוצאה על משכורות, שיווק או עלויות שרתים. אני מקפידה לנהל דו״ח חודשי עם breakdowns של כל ההוצאות. זה לא דו״ח חשבונאי בשום צורה ואני לא מחלקת את ההוצאות לפי מחלקות. לי חשוב לראות חיתוך של המשכורות, ההטבות, הוצאות שיווק, הוצאות על משרד, הוצאות על תוכנות וכו׳. חשוב לי גם לעקוב כל חודש אחרי ההפרש בין ה burn rate המתוכנן לבין ההוצאות בפועל ולהבין מאיפה נבע ההפרש.