29 טיפים קטנטנים לניהול מצוין

29 טיפים לניהול מצוין שאפשר ליישם בפחות מיום. חלק אפילו בחמש דקות.  

ניהול הוא אחת המשימות הכי מורכבות שיש. גם המנהלים הכי מנוסים ניצבים בפני דילמות חדשות באופן מתמיד. יש מגוון שיטות ניהול ולא חסרים ספרים על הנושא.  

הפוסט הזה נוגע בזווית שונה.  

לא בשיטות ניהול והסתכלות רחבה על מי אני כמנהל.ת אלא בדיוק להיפך – בטיפים קטנים וקלים ליישום. את רובם המכריע אפשר ליישם בכמה דקות עד כמה שעות. והם יכולים להוביל לשינוי משמעותי.  

אחד הדברים שלקחתי מלימודי הארכיטקטורה לעולם הסטארטאפים הוא לחשוב כל הזמן בכמה קני מידה שונים. גם בקנה המידה הגדול וההסתכלות הכוללת וגם בקנה המידה הקטן – בפרטים הקטנים שיכולים לעשות את ההבדל. 

אז לחיי הפרטים הקטנים גדולים בניהול. 

1. שימו auto reminder לימי הולדת. אני מקבלת מייל אוטומטי בבוקר יום ההולדת של העובדים שלי. מזל טוב נחמד זו מחווה חשובה שלא כדאי לפספס.

  1. תלמדו מה באמת משמח את העובדים שלכם בעבודה (וטיפ איך לעשות את זה בקלות). יכול להיות שאתם מסתובבים גאים כמנהלים על כך שהשגתם העלאה לעובדת שלכם שכל מה שהיא רוצה זה בכלל זה ללמוד משהו חדש. כן, במקרים רבים מה שאתם חושבים שעושה טוב לעובדים שלכם לא בהכרח נכון. הייתה לי תקופה ארוכה בניהול בה ביקשתי מהעובדים שלי בסוף כל יום חמישי לשלוח לי מייל קצרצר על שלושת הדברים שעשו להם הכי טוב השבוע בעבודה. לאחד זו היה מילה טובה שקיבל בישיבת הצוות, לאחר דווקא ההזדמנות להיכנס לתחום חדש, לאחרת העובדה שהצליחה לפתור בעיה סבוכה. תתפלאו כמה תופתעו מהתוצאות של התרגיל הזה. זה גם עוזר לסיים את השבוע בנימה אופטימית. התרגיל הזה עזר לי להבין את הפסיכולוגיה הייחודית של כל עובד ואיך לשמח ולהניע כל אחד ואחת בדרך שונה.  
  2. תדאגו שהכול יהיה מדוגם ביום הראשון שעובד חדש מצטרף לחברה. רוב שנות הניהול שלי היו בחברות סטארטאפ צעירות, בשלבים שבהם בלאגן אטומי הוא חלק מהעסק. ולמרות זאת, תמיד התעקשתי שביום הראשון לעבודה הכול יהיה מוכן לעובדים החדשים באופן מושלם: עמדה מסודרת, מחשב, ציוד, כרטיס תן ביס, מפתחות למשרד. הכול. אני מאמינה שאם לא נשדר רצינות ודאגה לעובדים מצד המעביד מהרגע הראשון, הקשר יתחיל ברגל שמאל.
  3. תיידעו את כולם מה קורה בחברה, גם אם זה לא קשור אליהם ישירות. אחד הדברים שהכי מורידים מוטיבציה לעובדים היא ההרגשה שהם מחוץ לעניינים. ששמעו במקרה שעובד מסוים פוטר, שמשנים מקומות ישיבה בחברה או שבודקים אופציה למעבר למשרדים אחרים. לשמור את כולם מסונכרנים זו חתיכת אתגר. בתור מנכ״לית לא היה לי תמיד זמן או אנרגיה ליידע את כולם מה קורה, בטח שבמקרים רבים הרגשתי שזה לא נוגע ישירות לתפקיד שלהם. אבל ניסיתי כמיטב יכולתי. כמה שיותר עדכונים, כמה שפחות עובדים שמרגישים left out  וממורמרים בגלל זה. לא, אי אפשר לעדכן על הכול אבל אפשר לנסות כמה שיותר. גם אם זה בצורת הודעה קצרה בסלאק או בפגישת חברה שמרכזת הרבה עדכונים.
  4. תזמינו מדי פעם את העובדים שלכם.ן לפגישות הנהלה או לקוחות, כאלה שהם לא אמורים להיות בהן. כשהייתי סטודנטית לארכיטקטורה, כמה שבועות אחרי שהתחלתי לעבוד במשרד אדריכלים, מנהל המשרד הזמין אותי להצטרף אליו לפגישה מאוד חשובה שכללה את כל מקבלי ההחלטות בפרויקט הדגל שהמשרד עבד עליו. לא היו צריכים אותי שם ובטח שלא תרמתי כלום. אבל הרגשתי בעננים, הרגשתי שרואים אותי והתרגשתי מההזדמנות להציץ למה שקורה במרכז העניינים. גם אם הם לא תורמים כלום, תזמינו מדי פעם עובדים לפגישות מעניינות שלכם, בשבילם.
  5. תזמינו את העובדים שלכם הביתה. לא בקטע קריפי כמובן. כל כמה חודשים יוצא לי להזמין את הצוות שלי או צוותים אחרים לשבת על איזה נושא מקצועי על ארוחת ערב או בוקר אצלי בבית. גם מנהלים אחרים אצלנו עושים את זה. כמה שתהיו יותר פתוחים ואנושיים בתור מנהלים כך גם העובדים שלכם יפתחו יותר. יש משהו מאוד מחבר בלבוא למישהו הביתה. לראות את המשפחה, איפה הם גרים ואפילו את הבלאגן בבית. זה יוצר חיבור טוב.
  6. מזמנים פגישה לא ברורה? תנו איזה רמז על הנושא. ״מיטל, אני קובעת לנו פגישה למחר ב 10. אני צריכה לדבר איתך על משהו, בסדר?״. מהרגע הזה, גם אם מיטל היא העובדת המצטיינת בחברה היא כנראה עסוקה בלופ של מחשבות של האם הולכים לפטר אותה. לקח לי קצת זמן להבין את זה, בטח עם עובדים שברור לי לגמרי שהם כוכבים. מספיק להגיד משהו כללי כמו ״רציתי להתייעץ איתך לגבי משהו שקשור לאחד הצוותים״ כדי לחסוך התקפי לב מיותרים. העצה הזו תקפה כמובן גם לעובדים שקובעים פגישות עם מנהלים. חוויתי לא מעט התקפי לב כשעובדים אמרו לי שהם צריכים לקבוע איתי פגישה ובסוף גיליתי שהם רוצים לבקש חופשה או כל דבר אחר רחוק מאוד מהתפטרות. 
  7. כשאתם סומכים על העובדים שלכם, תגידו להם את זה באופן הכי ברור שיש. אחד החטאים שלי בניהול הוא שהרבה פעמים אני סומכת בעיניים עצומות על עובד.ת במשימה מסוימת ולכן לא מעורבת בה בכלל. מבחינתי, זה שאני לא מעורבת, לא מעיד על חוסר אכפתיות אלא על אמון ברמה הכי גבוהה שיש. מבחינת העובד.ת, זה יכול להתפרש כחוסר עניין במשימה. אני מנסה להקפיד (בהצלחה כזאת או אחרת) להבהיר שאם אני לא בעניינים זה סימן טוב. 
  8. אל תרכלו. חשוב חשוב חשוב. בלי ריכולים על עובדים לשעבר, אנשים מצוותים אחרים ואפילו לא על חברות סטארטאפ אחרות. זה רק יגרום לעובדים שלכם להרגיש שהם צריכים לחשוב פעמיים לפני שהם משתפים איתכם מידע רגיש.
  9. הייתם לא בסדר? תתנצלו. טעיתם? זה קורה כל הזמן, הכול בסדר. מטעויות בהחלטות גדולות ועד מקרים קטנטנים כמו שלא נתתם לעובד.ת שלכם לדבר בפגישה. תתנצלו. זה מאוד משמעותי לעובדים שלכם.
  10. תשאלו את העובדים שלכם מי היה המנהל הכי טוב שלהם ולמה. וגם מי היה המנהל הכי גרוע שלהם. דרך התשובות שלהם, תלמדו, בדקות ספורות, הרבה מאוד על איך לנהל אותם – מה עושה להם טוב ועם מה הם לא יכולים להתמודד. למשל, אחת העובדות שלי סיפרה לי, כששאלתי אותה על זה, שהמנהל הכי גרוע שלה היה כזה ששינה את דעתו כל הזמן לגבי לוחות הזמנים והיעדים. גם אני עושה הרבה שינויים כאלה. זה עזר לי להבין כמה זה רגיש לעובדת הזו ולתקשר איתה יותר למה נעשים השינויים ואיך להתמודד איתם.
  11. אתם לא בשיא? הניהול לא בפוקוס שלכם? תתקשרו את זה לעובדים. עוד שיעור שנכתב בדם. היו לי תקופות לא קצרות בהן הניהול של הצוות שלי לא היה בעדיפות גבוהה. למשל תקופות של גיוס הון. מבחינתי, היה ברור שמשהו גדול קורה ולכן אני בקושי בקשר עכשיו עם העובדים. וגם שאני סומכת עליהם שיסתדרו בלעדיי. מבחינת העובדים פתאום נעלמתי. פתאום לא הייתי קשובה מספיק ולא הקדשתי להם מספיק זמן. עם הזמן למדתי להקפיד לתקשר את זה. להסביר שעכשיו אני בתקופה שבה אין לי מספיק רוחב פס לניהול כמו שצריך ושזו גם ההזדמנות שלהם לגדול ולקחת יותר אחריות.
  12. תשלחו לעובדים שלכם משהו נחמד הביתה כשהם חולים. כשחולים ממש תמיד כיף לקבל מרק טוב, ובעיקר תשומת לב. 
  13. אל תפחדו ממיקרומנג׳מנט. אבל תסבירו למה אתם עושים את זה. בניגוד לדעה הרווחת, אני מאמינה אדוקה שניהול צריך לבוא לידי ביטוי גם בפרטים הקטנים. מבחינתי, שינוי טקסטים או סדר של שקפים במצגת לא פחות חשוב משינוי תיעדופים בתקציב. אני מאמינה שעובדים יכולים ללמוד המון מניהול שנוגע בפרטים הקטנים ושזו הדרך להביא לאותם למצוינות. אבל… חשוב לתקשר את זה טוב. הנטייה הראשונית של עובדים היא להירתע מניהול שנוגע בפרטים הקטנים. תגעו בזה, אבל תסבירו גם למה.
  14. חכו קצת לפני שאתם משתפים רעיונות משוגעים. שינויים לא באים לכולם בטוב. זה אחד הטיפים שגם לי לקח הרבה זמן להתחיל ליישם. אחת הבדיחות שהיו עלי הרבה שנים במשרד, היא שכל יום ראשון מגדירים אצלנו מחדש את היעדים. תמיד בסוף השבוע הייתי חושבת על שלל רעיונות, מפיצ׳ר חדש ועד סוגי לקוחות חדשים שצריך לפנות אליהם ושוטחת את הרעיונות שלי בהתלהבות מול הצוות בראשון בבוקר. התפיסה שלי הייתה שאנחנו סטארטאפ וכאחד כזה, כל העובדים צריכים להיות עם גמישות מחשבתית ולבחון רעיונות חדשים. בעוד שכל מיני רעיונות חצי אפויים הלהיבו אותי, הם הלחיצו הרבה פעמים את העובדים. למדתי לחכות קצת לפני שאני משתפת בהתרגשות רעיון חדש. אם זה באמת רעיון טוב שכדאי ליישם, הוא ישרוד כמה ימים של המתנה. 
  15. אל תיקחו בקלות עבודה של העובדים שלכם שהולכת לפח. ניהול טוב מצריך גם לחתוך לא מעט תוצרים. לפעמים זה כי התוצר של העובדים לא מספיק טוב ולפעמים לא קשור בכלל לרמת העבודה של הצוות אלא לתוכניות שהשתנו. זה טבעי לגמרי שעבודה הולכת לפח, אבל זה עדיין כואב. תכירו בעבודה שהולכת לפח, תנו לזה מקום, תנסו להדגיש מה כן נלמד מכך ולמה כן היה לעבודה הזו ערך, גם אם לא ישתמשו בה. אל תקטינו ״אירועי פח״. 
  16. תשאלו את העובדים שלכם איך הם למדו למבחנים באוניברסיטה – לבד או בקבוצה. כן, אני יודעת שזה נשמע מוזר אבל זה ילמד אותכם הרבה. יש עובדים שפורחים בסביבה של דיונים ובריינסטורמינג משותף. אני למשל בצד השני ומתקשה לחשוב על פתרונות טובים תוך כדי דיון סוער. אני צריכה את השקט שלי ולסדר לי את כל המחשבות לבד. לקח לי הרבה זמן ללמוד לבקש בסוף דיון שלא ניקח החלטה סופית אלא שיתנו לי עוד כמה שעות ואשב על זה קצת לבד. יש עובדים שפועלים בדיוק להיפך, מתקשים מאוד להתקדם לבד ורק בדיון עם עוד אנשים יכולים להגיע להחלטות ורעיונות חדשים. מהניסיון שלי, השאלה הפשוטה של האם למדו בתואר לבד או בקבוצה יכולה לשקף היטב את אופן העבודה שלהם. המידע הזה יכול לעזור לכם כמנהלים להוציא את הטוב ביותר מהעובדים שלכם.
  17. אל תכריחו את העובדים שלכם לבוא לאירועים חברתיים אם הם לא בעניין. בתור שונאת מדופלמת של קריוקי ופיינטבול למדתי שלא משנה איזה אירוע חברתי עושים, תמיד יהיה מישהו.י שזה לא יתאים להם. רוצים לעשות משהו מחוץ לקופסה? רוצים לעשות משהו קצת יותר מגבש מסתם מסעדה? מעולה. רק תנו לעובדים את האפשרות הכנה לא לבוא אם לא מתאים להם. אל תנסו לרצות את כולם, זה לא עובד. 
  18. תבקשו מהעובדים שלכם לדרג באיזה רמת עומס הם. ״כמה אתם עמוסים מ 1-10?״ התשובה היא 10? תשבו איתם חצי שעה ותנסו לפרק את כל המשימות ולתעדף. רובנו נמצאים כל הזמן בתחושה שאנחנו לא מספיקים כלום ועוד זוג עיניים על המשימות יכול לנרמל ולהרגיע הכול. 
  19. סינדרום הילד המוצלח ואיך לתקשר את זה. אחד הדברים שקורים הרבה פעמים בניהול הוא שדווקא העובדים הכי מוצלחים, מקבלים הכי פחות תשומת לב. כן, כמו במשפחה שבה הילד המוצלח מקבל פחות תשומת לב. זה הגיוני, לרוב נדרשת יותר עבודה עם העובדים החדשים ואלה שמתקשים. אבל… חשוב לציין את זה מדי פעם. שהעובדים המוצלחים ידאו בוודאות שזו הסיבה. גם אם זה ברור לכם זה לא תמיד ברור להם. 
  20. תעשו ניסוי של שבוע בו תתנו לעובדים חדשים לקחת את כל ההחלטות בעצמם. אחד הנושאים הכי מורכבים בניהול הוא קבלת החלטות. אחד הדברים שיצא לי לעשות עם כמה עובדים בחודשים הראשונים להצטרפות שלהם הוא להגדיר תקופה של שבוע – שבועיים בה הם מקבלים את כל ההחלטות בעצמם ומאשרים איתי לפני. ברגע שזה היה מוגדר כניסוי ותחום בזמן היה להם יותר קל לקחת את מושב הנהג. ברוב הגדול של המקרים, כמעט כל ההחלטות שהם לקחו היו טובות. זה נתן להם הרבה יותר ביטחון גם אחרי סוף הניסוי. אם ההחלטות לא טובות, זה גם מצוין לתחום את זה בזמן במקום להגיע למצב שבו נותנים להם סמכות ואז לוקחים אותה בחזרה. 
  21. יש משמעות גבוהה למיקום ישיבה במשרד ולארגונומיה. ישיבה בחדר בו צריך לשבת באוגוסט עם מעיל בגלל שותפים לחדר עם העדפות קור קיצוניות, חדר מחניק ללא חלון, ישיבה ליד האדם שמדבר הכי הרבה בחברה. הנושאים האלה לא מקבלים לרוב עדיפות ונתפסים אפילו כקצת שוליים. אני למשל ממש סובלת מישיבה בחללים בהם מדברים הרבה וזה מוריד לי את הפרודוקטיביות. לא תמיד אפשר לפתור לגמרי את הבעיה אבל בטח שאפשר לשפר דברים. תתפלאו איך לפעמים הדברים הכי פשוטים וניתנים לשינוי כמו גובה השולחן, סוג הכיסא והשכן לידו יושבים יכולים לעשות שינוי עצום עבור עובדים. תשאלו את העובדים שלכם על הנושאים האלה ותנו להם מקום כאשר הם עולים. 
  22. תלמדו איזה סוג של קרדיט מדבר אל כל אחד המעובדים שלכם. אחד השיעורים הראשונים שכל מנהל מתחיל מקבל הוא לתת קרדיט לעובדים שלו. מה שפחות מדברים עליו הוא שלא בהכרח כולם נהנים לקבל קרדיט באותה הדרך. יש עובדים שאם תציינו את העבודה הטובה שלהם בפגישה של כל החברה הם יפרחו, אחרים רק יובכו. יש עובדים שאם תגידו להם עשר פעמים ביום שהם עושים עבודה מדהימה יתמוגגו ואחרים יפסיקו להתייחס לזה. כנראה שרוב האנשים לא ידעו לדייק איזה סוג קרדיט הכי מחמיא להם אבל ידעו בטח לשתף איזה סוגי קרדיט שקיבלו בעבר היו להם הכי משמעותיים.  
  23. למדו את העובדים שלכם שקרדיט מגיע בהרבה צורות. אני פחות הטיפוס שיגיד לעובדים שלי עשרות פעמים ביום שהם עושים עבודה מעולה. הדרך שאני נותנת קרדיט קודם כל היא להאמין בעובדים שלי – לתת להם מרחב פעולה, לתת מקום ליוזמות שלהם, לתת להם עצמאות. מבחינתי זו דרך מאוד משמעותית לחזק אותם אבל לא כולם מבינים את זה ככה. כשאני מסבירה את זה, זה כמובן משתפר. תתקשרו עם העובדים שלכם מה השפה שלכם להבהיר שאתם מאמינים בהם.
  24. כשממש צריכים אותכם תמצאו זמן באותו היום. זמינות היא לא אחת המעלות שלי בניהול. אבל, ואבל גדול, כשבאמת צריך אותי, בעיקר רגשית, אני תמיד אמצא זמן באותו היום. להשאיר עובד בתחושת חוסר וודאות כמה ימים זה ממש קשוח. 
  25. בציוני דרך מיוחדים תכתבו ברכות אישיות. יש פידבק שוטף, יש שיחות חתך. אין אף נקודה שבה פשוט מודים לעובדים שלכם. כן, זה אמור לקרות אבל פשוט מתמסמס רוב הזמן. לפני שנתיים שהגענו למיילסטון מאוד משמעותי בחברה, ישבתי וכתבתי מכתבים אישיים לכל אחד מהעובדים בחברה, גם לעובדים לא ישירים שלי. כתבתי לכל אחד ואחת מהעובדים מה הייתה התרומה שלהם לכך שהגענו לנקודה הזו. זה היה מרגש לכתוב וכמובן לעובדים לקבל. סוג הדברים שצריך לעשות יותר. 
  26. אל תגידו לעובדים שלכם שהם ככה או אחרת כי הם דור ה Y או דור ה Z. זה סתם מעצבן. אנשים מעדיפים שיתייחסו אליהם על פי מי שהם ולא ע״פ השנתון בו הם נולדו. גם אם קל לנו לשים אנשים בקופסאות. 
  27. תמנעו מטלפון שבור. אחד הגורמים הכי משמעותיים לתקלות ניהוליות טמון במידע שעבר בטלפון שבור. ״ירון סיפר לי שערן אמר לו שלשירי נמאס לגמרי והיא רוצה לעזוב״. מה עושים עם מידע כזה? אי אפשר ללכת לשאול את שירי ישירות כי אז ׳חשפתם את המודיע׳. אין פה תשובה ברורה אבל למדתי לאורך השנים לקחת מידע שעבר כמה גילגולים בין אנשים שונים בספק. בדרך כלל המידע מתנפח מאדם לאדם עד שמגיע לרמת שמועות. 
  28. מה דבר אחד שהייתם משאירים ואחד שהייתם משנים? פרקטיקה חדשה שלמדתי מ LinkedIn. לעובדים לא פשוט לתת פידבק למנהלים. תתחילו לשאול בסוף פגישה חשובה, אירוע של הצוות או כל דבר שאתם מרגישים שהייתם שמחים לקבל פידבק עליו את השאלה הבאה ״מה הדבר האחד שהייתם שומרים עליו ומה הייתם משנים?״. שאלה פשוטה, עם תשובה קצרה שתעזור לכם להשתפר ותקל על העובדים שלכם לתת פידבק.