למה ביטלנו את ה Open space ושברנו את הקירות של חדר הישיבות?

אחת ההחלטות המשמעותיות ביצירת תרבות של חברה היא אופן חלוקת החלל במשרד. תכנון משרד הוא נושא שקרוב מאד לליבי, גם בגלל שלמדתי ארכיטקטורה אבל בעיקר כי ראיתי כמה השפעה יש לכך ואיך נוצרת תרבות שונה בעקבות חלל שונה.

Open space, חלוקה למשרדים, חלוקה לפי צוותים או 'ערבוב' בין כולם, מטבח גדול או קטן – כל אחת מההחלטות האלה ישפיעו כנראה על איך תתנהל החברה.

Open Space?

בתאוריה,  open space נשמע רעיון מצויין – אוירה פתוחה, נגישות לכולם וכמובן ניצול מקסימלי של החלל. בניגוד לחברות בארה"ב בהן ראיתי open spaces שעובדים טוב, בארץ (לדעתי) זה אחד הגורמים הראשיים לירידה בפרודקטיביות. לרוב נוצר מצב בו יש די הרבה רעש ב open space ומצד שני זה לא באמת חלל מתאים לקיום שיחות של ממש. גם אם חלק מהעובדים אדישים לרעשים, יש מספיק אנשים שכל שיחת טלפון, בדיחה או רעש אחר במרחב מוציא אותם מריכוז. אני תומכת מאד בחלוקה לחדרים נפרדים שבכל חדר יש 4-6 אנשים. כאשר יוצרים חלוקה מסוג זה מבטיחים שרוב היום תהיה סביבת עבודה שקטה אבל גם אפשרות לקיים שיחות עמוקות יותר בחדר, להתייעץ וכו'. אחד היתרונות הבולטים בחלוקה לקבוצות קטנות היא שקל להשפיע על הדינמיקה. אם יש טיפוס נגטיבי בחברה, קל למקם אותו בחדר יחד עם עובדים שזה לא ישפיע עליהם, ציוות פיסי של 'ותיקים' עם עובדים חדשים עובד טוב וכו'. כיום יש לנו חדרים של 6 אנשים אבל אם הייתי משפצת את המשרד באופן יותר מאסיבי ככל הנראה הייתי עושה חלוקה לחדרים קצת יותר קטנים.

מי צריך לשבת עם מי?

אני חושבת שחשוב שתהיה קרבה פיסית בין חברי צוות ובינהם לראש הצוות אבל גם פיזור של בעלי תפקידים שונים בין צוותים. באוריבי לדוגמה, המעצב יושב עם המתכנתים ובאזור אחר יושב איש השיווק ואשת ה customer success עם צוות פיתוח. בחברות הקודמות שלי גם היה פיזור דומה. זה יוצר חיבורים מדהימים, למשל – שהמעצב מתייעץ עם המתכנתים סביבו על החלטות עיצוב. מעל הכל, 'שבירה' של החלוקה ע"פ מחלקות משפרת את השקיפות והתקשורת – הצוותים השונים נמצאים כל הזמן בקשר עם צוותים אחרים ומודעים לעוד צדדים בחברה.

מיתוס "המנכ"ל שיושב ב Open space" ולמה פתחנו דווקא את חדר הישיבות

אחד הקונספטים שנשמעים נהדר על הנייר אבל רחוק מכך במציאות הוא קונספט המנהל הבכיר/ מנכ"ל שיושב באופן ספייס כמו שאר העובדים. מפייסבוק ועד אינטל מתגאים בכך כהצהרה על שקיפות ונגישות. במידה רבה זה הדור הבא של ה- Open door policy. בפועל, אותם מנהלים/ מנכ"לים נמצאים 95% מהיום בחדרי הישיבות, הסגורים לחלוטין, שם נעשים בפועל כל הדיונים המעניינים ולא ב open space. לדעתי נגישות למנהל/ מנכ"ל מגיעה אך ורק מהאופי שלו ומה שהוא/ היא משדרים. זה לא משנה אם הישיבה היא באופן ספייס או במשרד פרטי. יש מנכ"לים שישבו ב open space ואף אחד מהעובדים לא ירגיש נוח לפנות אליהם ומנכ"לים אחרים שישבו במשרד סגור בקצה הקומה ועדיין כולם ירגישו בנוח לדבר איתם על כל נושא. אני החלטתי באוריבי להפוך את הדברים – אני רוצה משרד משלי כדי שיהיה לי מקום לעבוד בשקט על ה product (וכן, גם לסגור את הדלת לפעמים) אבל דווקא את חדר ישיבות הראשי, שם מתרחשים הדברים המעניינים וההחלטות החשובות החלטנו לפתוח לגמרי. כאשר שיפצנו את המשרד הורדנו את הקיר הראשי של חדר הישיבות והחלטנו לעצב אותו יותר כמו סלון שיזמין אנשים לשבת בו. התפיסה באוריבי היא שאם מעניין מישהו מהעובדים להקשיב/ להצטרף לפגישה (בין אם פנימית או עם אורחים מבחוץ) הוא/ היא מוזמנים לעשות כך. גם ההרגשה ששיחות לא נעשות מאחורי דלתות סגורות תורמת מאד לאוירה. ישיבת הדריקטוריון הראשונה שלנו באוריבי נעשתה לשמחתי בחלל הפתוח. היה מצויין לחוות פגישת דריקטוריון שבדר"כ מתנהלת הכי בפרטיות שניתן אשר התנהלה בחלל פתוח. חשוב לי לציין שלמרות הפתיחות הפיסית דיברנו על כל הנושאים שהיינו מדברים עליהם גם מאחורי דלת סגורה. בנוסף לחדר הישיבות הפתוח יש לנו חדר ישיבות קטן לשיחות אחד עם אחד, ראיונות עבודה וכו'.

כסאות -> ספות (וגם דשא)

אחד הנושאים שמעסיקים אותי הרבה הוא ה state של אנשים. תחשבו כמה ההחלטות שלכם משתנות והדינימיקה עם הסביבה משתנה אם היה לכם בוקר מצויין או בוקר איום. אחד ההיבטים החשובים של state הוא האספקט הפיסי – שימו לב איך דינימיקה של פגישות משתנה אם עומדים או הולכים לאורך הפגישה, או אפילו מה ההשפעה של כסא ממש לא נוח. בחרנו לרהט את חדר הישיבות המרכזי עם ספות במקום כסאות ישיבות. זה נשמע שינוי קטן אבל תדמיינו רגע איך היתה נראית פגישה שלכם עם חברים בסלון אם במקום לשבת בכיף על הספה כולם היו יושבים בכסאות של חדר ישיבות. התחושה הפיסית מובילה באופן ישיר לאוירה משוחררת ופתוחה יותר. בניגוד לחדר ישיבות פתוח שזה קונספט קצת יותר מהפכני ואולי יהיה קשה להעביר מול גורמים אחרים בחברה, ריהוט חדר ישיבות בספות לחלוטין שווה ניסיון ויהיה קל להעביר מול ההנהלה. אני אישית מרגישה הכי טבעי שאני יושבת על הרצפה. אחד הקונספטים העיצוביים שנודדים איתי ממשרד למשרד (הקונספט, לא השטיח עצמו) הוא אזור עם דשא מלאכותי שמאפשר לשבת על הרצפה ולהרגיש קצת בחוץ. חלק גדול מהפגישות שלי נעשות בישיבה על הדשא.   

מטבח גדול ובעיקר כיפי

אחת מטעויות התכנון הכי משמעותיות שאני רואה בהרבה סטארטאפים היא להשאיר מטבחון קטנטן. אחד הדברים שאני דוגלת בהם כבר הרבה שנים ומוכיח את עצמו כל פעם מחדש הוא מטבח מרווח ובו שולחן אחד גדול שכולם יכולים לאכול סביבו יחד (או כמה שולחנות גדולים שכוללים לפחות 10 מקומות). 

• יציאה קבועה של העובדים לארוחת צהריים בחוץ מובילה לרוב לגיבוש חבורות. ארוחת הצהריים היא אחד הזמנים החשובים ביותר ליצירת קשרים חברתיים וגיבוש של החברה. כאשר אין מקום לכולם במטבח ויוצאים  לאכול בחוץ באופן קבוע – כמעט תמיד נוצר מצב שהגיבוש החברתי נפגע ואותם אנשים יוצאים תמיד לאכול ביחד.
• בהמשך לנושא הגיבוש החברתי, סטארטאפים כוללים פעמים רבות עובדים יותר סגורים מהבחינה האישית וכאלה שמתקשים מבחינה חברתית. שיש מקום לאכול ביחד, העובדים האלה לא מרגישים outsiders.
• כמובן שמטבח עם מקום ישיבה לכולם מצריך חלל גדול יותר או ויתור שטח אחר במשרד. בסטארטאפ קטן יחסית שאין תנועה שוטפת למטבח אין בעיה להפוך אותו גם לחדר ישיבות מחוץ לשעות האוכל. במשרדים של טקיפי, המטבח כלל גם פינת ישיבה ששימשה כחדר ישיבות. מיקמנו את פינת הישיבה רחוק מאזור הקפה, המקרר והדלת כך שאם נכנסו עובדים לקחת שתיה בזמן הפגישה זה כמעט ולא הפריע.